A jó prezentáció titka
A prezentációk 95 százaléka béna. Ezt nem én mondom, hanem Garr Reynolds, nemzetközi hírű kommunikációs szakember.
Bármely szakmában előfordulhat, hogy kisebb-nagyobb közönség előtt kell szerepelni. Ilyenkor egy kevésbé gyakorlott előadó azt se tudja, hová kapjon ijedtében. Pedig ahhoz, hogy a produkciónk abba a bizonyos bűvös 5 százalékba tartozzon, csupán három dologra kell koncentrálni.
1. Átgondolt tartalom
A felkészülést mindig adatgyűjtéssel, utánajárással kell kezdeni, hogy pontosan ismerjük a területet, amiről beszélni fogunk. A hozzáértők azt szokták javasolni, hogy háromszor-négyszer annyi információ legyen a birtokunkban, mint amit az előadás során elmondunk: ekkor tudunk ugyanis magabiztosan fellépni és válaszolni az esetlegesen felmerülő kérdésekre.
Ha már úgy érezzük, mindent tudunk az adott témáról, kezdjünk el szelektálni: gondoljuk át, mi a legfontosabb üzenet, amit át akarunk adni a közönségnek. A cél, hogy egy mondatban meg tudjuk fogalmazni a lényeget. Ha megvan a tételmondatunk, vegyük figyelembe, mennyi idő áll a rendelkezésünkre, és milyen a közönség összetétele: szakmabeliek vagy laikusok, idősek vagy fiatalok, férfiak vagy nők lesznek többségben? Igazítsuk a célközönséghez az előadás nyelvezetét és stílusát.
Írjunk részletes vázlatot: honnan indulunk, hová akarunk eljutni és milyen úton? Egy jó előadás minden esetben logikusan strukturált és könnyen követhető. Érdemes az elején „tartalomjegyzékkel” indítani, és útközben is gyakran visszacsatolni, hogy éppen hol járunk. Ugyancsak elhagyhatatlan az összegzés a prezentáció végén: így a legfontosabb információk minimum háromszor elhangzanak.
2. Diasor és animáció
A tudomány legfrissebb állása szerint a vizualitással csaknem kétszer annyi információt vagyunk képesek átadni, mint szóban. Vagyis: hiába szövegelünk kiválóan, ha nem mutatunk semmit. Éppen ezért érdemes szemléltető eszközökkel, diákkal készülnünk. Ehhez ma már többféle szoftver is segítségünkre lehet: a legismertebbek a hagyományos PowerPoint és a magyar fejlesztésű, interaktív Prezi.
A legfontosabb alapelv, hogy ne szöveggel és adatokkal töltsük meg, hanem képekkel, videókkal, diagramokkal, szemléltető elemekkel. Egy-egy kulcsszó sokkal többet ér, mintha szó szerint leírnánk, amit mondani fogunk: arról nem beszélve, hogy így mi sem esünk abba a kísértésbe, hogy felolvassuk a diáinkat, halálra untatva így a közönséget.
Mindig ügyeljünk, hogy kontrasztos legyen a háttér és a betűk színe, valamint minimum 24-es a betűméret: ezek hiányában ugyanis olvashatatlanok lesznek a diáink.
Egységes, a témához illő designt válasszunk a diasornak. A legtöbb program általában több alapértelmezett stílust is felkínál, de ha kicsit több időnk van a felkészülésre, érdemes a vállalatunk arculatához alakítani a színvilágot.
3. Magabiztos előadó
Ha már tudjuk, mit akarunk mondani, és elkészült a diasorunk is, érdemes egy picit magunkkal is foglalkoznunk. Ugyanis hiába minden előkészület, ha rosszul adjuk elő a mondandónkat. A legjobb, ha tükör vagy valamelyik családtagunk előtt próbálunk. Ekkor kiderülhet, ha logikai bukfenc van a mondandónkban, vagy unalmas az előadás, és lemérhetjük azt is, hogy beleférünk-e a megadott időkeretbe.
Az átlagos előadókból úgy lesznek átlag felettiek, hogy gyakorolnak - mondta Carmine Gallo újságíró, kommunikációs coach. Nancy Duarte prezentációdizájner szerint pedig nem is keveset: szerinte egy egyórás, 30 diából álló prezentáció elkészítéséhez 36-90 órára van szükség, amiből minimum 3 óra gyakorlás.
Nyugodtan használjunk jegyzetet, de inkább csak vázlatosan írjuk fel a legfontosabb kulcsszavakat és adatokat, semmiképpen se gépeljük le a teljes szöveget. A papír ugyanis csak egy mankó, amire támaszkodhatunk, ha elakadnánk, viszont nem bújhatunk mögé a teljes előadás alatt.
Ahhoz, hogy befogadható legyen a mondanivalónk, elengedhetetlen, hogy tagoltan, hangosan, és ne hadarva beszéljünk. Próbáljunk arra is figyelni, hogy hangsúlyozzuk a legfontosabb részeket, így is segítve a megértést. Ne feledjük, hogy az elhangzó információk mellett a testbeszédünkkel is kommunikálunk: nyugodtan gesztikuláljunk, mutassunk rá a dián egy-egy fontos adatra, és néha sétáljunk ki a pulpitus mögül.
Ha a téma megengedi, érdemes az egyirányú kommunikációt kétirányúvá tenni, azaz interaktív elemeket építeni az előadásunkba. Tegyünk fel kérdéseket, szavaztassuk meg a közönséget, és végig tartsunk vele szemkontaktust! Figyeljük a reakcióit: ha unottnak látszik, akkor pörgessük fel az előadást! S a végén élvezzük a sikerünket.
Még nincs hozzászólás